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6 errores que cometen los fundadores en una reunión de directorio

Una mala reunión de directorio puede retrasar el avance de la compañía, confundir a los directores y los inversionistas y desmotivar al equipo. Este artículo describe las funciones de esta organización, sobre todo en  startups en etapa temprana, en base a lecciones personales aprendidas de cómo no liderar reuniones de directorio.

 

¿Que es un directorio para una startup?

Un directorio (board of directors) es una organización formal y legal, compuesta por un número determinado de miembros cuidadosamente seleccionados, cuya labor principal es apoyar en la toma de decisiones estratégicas de una compañía. Los directores suelen ser mentores, inversionistas y otros líderes de la industria que pueden aconsejar al fundador en su toma de decisiones.

Algunas de estas decisiones incluyen temas como: transacciones importantes, momentos para levantar capital, contrataciones y despido de colaboradores clave, entre otros. Los actores principales de un directorio son el presidente del directorio, los directores y el CEO de la compañía, quien debe liderar la reunión. Para entrar más profundamente al tema, Mark Suster, inversionista de Silicon Valley, tiene algunas sugerencias para tener una mejor reunión de directorio en este corto video.

En el siguiente recuadro se pueden apreciar las funciones formales e informales de un directorio:

 

FORMALES

INFORMALES

  • Orientar a los fundadores, especialmente al CEO
  • A veces, despedir y contratar al CEO
  • Representar a todos los inversionistas ante la compañía
  • Cuidar que sus acciones velen por el interés y bienestar de la compañía
  • Mantener la confidencialidad de lo abordado en las reuniones de directorio
  • Hacer todo lo posible y necesario para que los fundadores y CEO tengan éxito
  • Apoyar o no las decisiones de los fundadores y orientarlos cuando sea necesario
  • Acceso a redes de contacto, clientes u otro activo que beneficie a la compañía

 

Una reunión de directorio es diferente a otras reuniones. El fundador tiene que prepararse cuidadosamente para sacar el provecho del evento y no gastar el tiempo del directorio. Recuerda que los miembros del directorio tienden a ser otros ejecutivos y que no tienen tiempo para perder.

Aquí 6 errores comunes que cometen los emprendedores a la hora de preparar una reunión de directorio.

 

1. No definir la fecha de un directorio con tiempo de antelación.

Si defines un directorio de una semana para otra, los miembros del directorio no tendrán tiempo para prepararse y coordinar horarios será un caos. El CEO o los fundadores son los responsables de definir la periodicidad del directorio. Pueden tener reuniones cada 4-6 semanas, cada 2 meses o aún menos si están en etapa temprana. Lo importante es definir bien los horarios y recordarles a los directores cuando sera la proxima junta.

Es recomendable agendar con al menos un mes de antelación y coordinar con los miembros del directorio de modo que bloqueen sus agendas durante estas horas.

 

2. Dejar que los directores participen a medias.

Los directores son personas ocupadas. Seguramente en algún momento, un director dirá que solo tiene una hora para la reunión porque tiene otro asunto que atender. Sin embargo, si agendaste la reunión con la debida antelación, esta situación no debería ocurrir.

El Directorio tiene una responsabilidad acordada legalmente con la startup, por lo que inasistencias injustificadas, retrasos o escapadas dentro de la reunión, deben luego ser conversadas con la serenidad y severidad correspondiente.

 

3. Abordar un directorio sin antes haberles enviado la agenda y descripción de los principales temas a tratar a los directores.

Un buen directorio busca abordar los principales asuntos de la compañía y conversar sobre ellos, por lo tanto todos los asistentes deben haber estudiado previamente cada uno de los temas a tratar en la reunión, con el fin de que esta sea más productiva y enriquecedora.

Como fundador o CEO, se tiene el deber de enviar la agenda con al menos dos semanas de antelación.

 

4. Pensar que el directorio es una presentación expositiva o rendición de cuentas.

La instancia de un directorio suele intimidar en primeras y es común pensarlo como una instancia para rendir cuentas a los directores. Esto no es así. El directorio es una instancia de diálogo que busca aprovechar la experiencia y conocimiento de cada uno de sus miembros en la toma de decisiones estratégicas del negocio.

 

5. Solo presentar asuntos netamente operativos y pasar por alto las decisiones estratégicas.

 

Es fácil caer en la discusión de temas muy operativos y perder mucho tiempo en esto, por lo que hay que recordar que la reunión de directorio, en esencia, está pensada para abordar las decisiones estratégicas de la compañía. Se debe procurar aprovechar la experiencia, conocimientos y tiempo de los directores en lo realmente importante.

Si quieres hablar de temas operativos, vinculalos con temas estratégicos y evalúa si realmente son relevantes para esta instancia. Tu reunion sera mucho mas beneficioso para tu negocio si puedes hablar de estrategia y planes futuros.

 

6. Dejar que los acuerdos tomados en el directorio queden en el aire.

Hablar de soluciones no es suficiente para resolver los problemas de una compañía. Los acuerdos tomados en el directorio deben ser materializados para luego llevarlos a la acción. Una práctica útil es llevar un registro de los acuerdos en función de la agenda del directorio, enviárselo a los directores una vez finalizada la reunión y luego hacerle seguimiento a cada uno.

 

Una reunión de directorio puede ser intimidante para un nuevo CEO. Sin embargo, hay que verlo como una oportunidad para aprender y mejorar tu negocio, aprovechando de la ayuda y mentoría de los líderes de tu industria. Evite cometer los seis errores comunes descritos en este artículo para sacar el mejor provecho de tus reuniones con directores. Si quieres aprender más sobre cómo liderar una startup en etapa temprana, dirígete a nuestra biblioteca para emprendedores donde puedes encontrar recursos sobre levantar capital, elegir un co-fundador, crear una estrategia de marketing y más.

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